Ta kontroll över era molntjänster i 3 steg 

Av: Håkan Östlund

Ta kontroll över molntjänster

Utrullningen av molntjänster på företag går fort och det är inte alltid som IT avdelningen är involverad när molntjänster köps in. En allt större del av företagets IT portfölj riskerar att hamna utanför IT chefens radar och den centrala kontrollen på system och information riskerar att tappas och kan leda till att optimering av era affärsprocesser försvåras.

Genom bättre samverkan mellan verksamheten och IT funktionen kan ni undvika många problem som följer med "silo lösningar" som inte är integrerade och ni kan sänka era kostnader för IT förvaltning. Vanliga problem är att användargränssnitten varierar stort, information dubbellagras och personalen måste använda flera olika appar för att lösa en arbetsuppgift. Den digitala arbetsplatsen riskerar att i värsta fall börja handla mer om överlevnad än om flexibilitet och produktivitet.

Med en strategi för samverkan mellan verksamhet och IT möter IT chefen de krav som inrullningen av molntjänster ställer.  Läs även Computer Swedens artikel: Att ta tillbaka makten från molnet och även vad Gartner säg om behovet av att CIO måste ta tillbaka kontrollen över digitalisering.

Men frågan blir hur ni ska gå tillväga i praktiken för att få en bättre samverkan? Här kommer 3 tips på hur IT chefen kan ta tillbaka makten från molnet. Vill du ha hjälp med att driva arbetet? Skicka ett mail till oss och berätta om din utmaning, så hjälper vi till.

Steg 1 - Inventera nuläget, förenkla och avveckla redundanta funktioner och kostnader

Börja med att träffa avdelning för avdelning och identifiera alla molnbaserade tjänster som har etablerats i företaget. Det bli samtidigt ett sätt att kartlägga applikationsportföljen så som det faktiskt ser ut. Inkludera även era ”vanliga” applikationer när du ändå håller på så får du samtidigt en uppdaterad dokumentation av applikationsportföljen.

Passa samtidigt på att:

  • Introducera en enkel rutin för verksamheten där IT funktionen är involverad i alla framtida inköp av SaaS lösningar.
  • Kartlägg och kategorisera applikationsportföljen och identifiera olika typer av applikationer och dess samband.
  • Gör en plan för att avveckla redundanta funktioner och för att ersätta gamla applikationer med nya molntjänster.
  • Notera avtalsvillkoren för de avtal som har tecknats, så vet du när ni kan avsluta ett avtal om så önskas. Passa på att bygga upp en avtalsdatabas där du kan registrera alla avtal för företagets molntjänster och få automatiska påminnelser om när ett avtal är påväg att gå ut.

Skanar du resurser? Vi hjälper dig gärna att genomföra arbetet och samtidigt upprätta en avtalsdatabas. Skicka ett mail till oss så hjälper vi till.

När du har fått kontroll på vilka applikationer och molntjänster som finns och ska börja planera för att flytta funktionalitet till nya molntjänster, kommer du att upptäcka att det finns många alternativ. Tänk på att de alternativ du väljer för en befintlig applikation helst ska styras utifrån vilken kategori en applikation tillhör och vilken kontroll du önskar ha på den framtida utveckling av applikationen. I grova drag är molnet indelat i 3 typ-tjänster och vilken tjänst du väljer ger effekter i framtiden.

  • IaaS eller Infrastructure As A Service. Den här typen väljer du för att ni vill slippa hantera driftfrågor och den serverhårdvara som applikationerna kör på. Men du vill fortfarande ha full egen kontroll på applikationerna för att kunna göra anpassningar när verksamheten vill det på ett sätt som passar er verksamhet och era cykler.
  • PaaS eller Platform As A Service. Den här typen väljer du om ni vill att även mjukvaruplattformen som era applikationer använder ska ingå i molntjänsten. Det kan t.ex. vara att en speciell databashanterare, ett utvecklingsramverk eller en webbtjänst ska ingå i molntjänsten utöver själva infrastrukturen. I det här fallet sker uppdateringar av mjukvaruplattformen av leverantören och du kan inte själva styra uppdateringscykeln. Om t.ex. era applikationer påverkas av en plattformsuppdateringen så behöver även dessa uppdateras i samma takt som när mjukvaruplattformen uppdateras.
  • SaaS eller Software As A Service: Den här typen väljer du för de applikationer som du vill ersätta helt och hållet med leverantörens applikationer. Du köper helt enkelt färdiga applikationer i molnet och byter ut dom mot dom gamla som ni har idag. Leverantören kommer att styra utvecklingen och nya uppdatering helt och hållet, du kan också räkna med att samma applikationer används av en stor mängd andra företag. Du kan fundera på om era mest strategiska lösningar ska ersättas med SaaS appar eller inte?

Varje modell har som sagt sina för- och nackdelar och framförallt ställer en flytt till en SaaS modell krav på att verksamheten accepterar standardisering och att ni i framtiden kommer att bli helt styrda av leverantören. För vissa kategorier av applikationer är det kanske precis det ni söker, för applikationer som är strategiska och unika för er affärsmodell, bör ni fundera på om inte en flexiblare modell är bättre på sikt.

Steg 2 - Säkra service avtal, förenkla för användaren och välj rätt

Fortsätt arbetet med att påvisa IT funktionens värde och var involverad när nya avtal för molntjänsterna ska skrivas. Fokusera på att förenkla för användarna och en effektiv digital arbetsplats, välja de molntjänster som stödjer er strategi.

  • Fortsätt samverka med beställare och användare och gör gemensamma bedömningar av om en molntjänst levererar önskat värde. Utvärdera de service nivåer som finns i avtalet och vid behov, omförhandla servicenivåerna så att de motsvarar era krav. Om servicenivåer saknas... komplettera avtalen.
  • Förenkla för användarna genom att skapa en digital arbetsplats som är en homogen miljö, stödjer era affärsprocesser, har enade användargränssnitt och gör det enkelt att logga in i olika applikationer (single sign on).
  • Säkerställ också att de molntjänster som du väljer, stödjer er mobila strategi och er mobila policy.

Genom att vara involverad när nya avtal ska tecknas skapar du förutsättningar för att styra och optimera övergången till molnet.

Steg 3 - Knyt ihop säcken med integration

Implementationen av SaaS tjänster i ett företag blir aldrig bättre än vad den enskilda tjänsten förmåga är att integrera och dela information med andra tjänster.

  • Maximera molntjänsternas affärsnytta och gör det möjligt att bygga en enad digital arbetsplats genom att etablera en integrationsplattform för molntjänster.
  • Etablera kanske också ett data warehouse som ni fyller med data från era olika molntjänster, för att kunna analysera information och skapa rapporter. Det kan t.ex. handla om kundinformation som spartas i flera olika molntjänster som ni vill kunna använda för att skapa en enad bild av era kunders beteende.

Vill du ha hjälp med att ta fram ett data warehouse, skicka ett mail och berätta om din utmaning, så hjälper vi till.

Om du väljer att prova tipsen, återkoppla gärna dina erfarenehter och hur det har gått!