ÖKA FÖRSÄLJNINGEN MED ETT OFFERTVERKTYG

Av: Håkan Östlund

Offertverktyg

Många crm system och crm online tjänster har ett bra stöd för att hitta nya kunder, hantera leads, affärsmöjligheter och följa upp aktiviteter, men saknar ofta ett bra offertverktyg. Så här kan ni lösa det.

Ett offertverkyg är ett bra stöd i säljarbetet och affärsnyttan av ett offertverktyget bara ökar med komplexiteten av dina produkter och tjänster. I offertarbetet är det lätt hänt att säljarens tid äts upp av administration istället för att avändas till att träffa kunder och säkra kvalitet på offerten. Säljaren behöver ofta ägna mycket tid åt att leta efter offertmallar, hitta avtal, säkra olika dokumentversioner, kontrollera priser och kommunicera med alla experter som behöver bidra med innehåll. Det finns undersökningar som visar att säljare lägger ca 50% av sin tid på att sälja och många företag har stort fokus på att öka säljarens produktivitet och tror att ett modernt offertverktyg kan öka säljarens effekivitet.

E-post som offertverktyg?

Det gäller att fånga dokumenten i säljprocessen i ett tidigt skede för att lyckas undvika extra administration. Om ni tar emot förfrågningsunderlag från kunder via e-post så börjar ni bygga administration direkt. Ett förfrågningsunderlag för lite mer komplexa produkter och tjänster består ofta av flera dokument och ju fler dokument desto mer att hålla reda på. Styr istället om inflödet till ett offertverktyg som hela offert-teamet kan arbete med för att ta hand om förfågingsunderlag och utveckla offerten tillsammans. Låt inte förfågningsunderlaget kliva in i personliga e-postlådor och bli liggandes där.

Men vad är då problemet med att använda e-postsystemet? Tänk dig ett enkelt scenario som följer:

  1. Förfrågningsunderlaget kommer in till försäljningsavdelningens gemensamma e-post låda
  2. Underlaget värderas och skickas sedan vidare till ansvarig säljare...och landar i dennes e-postlåda
  3. Säljare skickar förfrågningsunderlaget vidare till alla i offertteamet... och ett antal kopior landar i x antal e-postlådor.

Problemet är att i samma ögonblick som förfrågningsunderlaget skickas vidare till alla i offertteamet, skapas lika många kopior av förfrågningsunderlaget som antal medlemmar i offertteamet och varje kopia blir en egen fristående version. Experten besvarar frågor som ska besvaras underlaget och kompletterar med information och sparar sedan detta... i sin egen lokala kopia. När slutligen en offert ska sammanställas finns ett antal svarsdokument som ska synchroniseras så att allt blir korrekt. E-post som offertverktyg blir en riktig tidstjuv. 

En bättre lösning

I stället för att använda e-post kan ni med enkla medel få ett offertverktyg som gör att säljteamet kan arbeta mer effektivt med offertarbetet och samtidigt förbättra kvaliteten på offerterna. Ni kan enkelt skapa ett digitalt offertrum som blir en central plats dit alla förfrågningsunderlag styrs och där säljteamet utvecklar offerten.

Offertverktyg för offerthantering

Bild - Koncept, digitalt offertrum

Med den här lösningen minskar ni säljarens tid för administration men också era affärsrisker bl.a. genom att:

  • Säljarens e-postlåda avlastas (...säljare i t.ex. USA hanterar upp till 600 mail i veckan i snitt, ladda ner US Email Statistics Report, 2016-2020 Executive Summary
  • Undvika beroende till en säljares e-postlåda och att förfrågningsunderlag fastnar där
  • Säljteamet får åtkomst till samma version av förfrågningsunderlaget utan fördröjning
  • Säljteamet kan kommunicera med varandra över internet i realtid oavsett vart de befinner sig
  • Automatiserad versionshantering av offert, bilagor, avtal och arbetsmaterial - en sanning
  • Allt information kan behörighetskontrolleras så att endast behöriga personer kan läsa och ändra innehållet
  • Spårbarhet - alla kan se vem som har gjort vad och när
  • Kundansvarig har alltid tillgång till senaste statusen för offertarbetet och slipper lägga tid på att sammanfoga en offert utifrån ett antal lösa dokument, e-post meddelanden och texter
  • Kontrollera processen genom att säkerställa att signaturer och godkännande finns på alla delar av en offert innan den kan skickas i väg till kund
  • Offerten sparas tillsammans med förfrågningunderlag och övrig information och kan skickas direkt från offertrummet
  • Ge kunden möjlighet att ställa frågor på offerten online och få svar direkt av respektive expert i säljteamet, oberoende av vart kund eller expert befinner sig

All kunskap, all kommunikation och allt material kopplat till den aktuella affären samlas på ett ställe och kan enkelt utvärderas och återanvänds vid kommande offertarbeten! Det här är ett exempel på hur ett digitalt offertrum kan öka er produktivitet inom försäljningsavdelningen. Men frågan är hur ni ska göra för att skapa ett digitalt offertrum? 

Ett verktyg för alla

Det är faktiskt enkelt att komma igång och ni har troligen redan idag den tekniska plattformen som krävs. Vi använder Microsoft Office 365 och SharePoint Online tillsammans med färdiga komponenter för att skapa offertverktyget. Med en standardplattform i botten där mycket av funktionaliteten redan finns, tillsammans med ett gränssnitt som vi anpassar till er verksamhet, får ni en enkel, flexibel och kostnadseffektiv lösning.

Ser du också möjligheterna med ett digitalt offertrum? Ta gärna kontakt med oss för en förutsättningslös diskussion.