Så planerar du flytten från SharePoint 2013 till Office 365 och SharePoint Online.

Av: Håkan Östlund

SharePoint migrering

Att företag flyttar till molnet och börjar använda molntjänster som bas för sin digitala plattform blir mer och mer vanligt. För att få en bra start krävs en del planering. Särskilt om ni redan idag har en SharePointlösning som hängt med några år och som ska migreras till SharePoint Online i Microsoft Office 365, men även om ni bara ska flytta alla era filer till Microsoft OneDrive behövs planering. Risken med en SharePointlösning som har hängt med några år är att den har utsatts för en hel del anpassningar och justeringar och det är inte säkert att det går att migrera era skräddarsydda funktioner till SharePoint Online utan att först bygga om anpassningarna. För att få svaren på hur enkelt eller svårt det blir för er att flytta till en molntjänst som Microsoft Office 365 och SharePoint Online, behöver ni börja med att analysera funktionaliteten i er nuvarande lösning. 

Ni behöver även fördjupa er i informationen som hanteras. Det brukar finnas mängder med information i form av olika dokumenttyper som avtal, kalkylark, presentationer, bilder, video, ljudfiler och kanske ritningar. Ni behöver kartlägga hur allt ert innehåll är strukturerat och även se vilka behörighetsnivåer som finns. Även GDPR frågor kan bli aktuella i de fall personuppgifter hanteras. När ni planerar för hur er nya digitala plattform ska konfigureras, finns ett särskilt viktigt beslut att ta för Office 365 och SharePoint Online och det är om ni ska ha en tenant eller flera tenants i ert företag.

Som ni förstår så finns det stora fördelar med att göra analysen och planera flytten till Office 365 och därigenom säkerställa att ni kan leverera en fungerande lösning till verksamheten på er nya digitala plattform. Om vi börjar med tenant frågan, så är det ett beslut som kommer att följa er under hela resan. Generellt sett är det enklare och billigare, total cost of ownership (TCO), om ert företag väljer att ha en tenant för alla delar av verksamheten. Det blir enklare för er att kunna använda samma domän i hela företaget för e-post och det blir enklare för era anställda att samverka med hjälp av andra funktioner i Office 365. Så grundtipset är att ha ni har en tenant. Men det finns scenarier där flera tenants kan var motiverat t.ex. om ni planerar en splitt av verksamheten, om planeringen är i otakt och ni vill inte invänta varandra, om det finns krav på att information ska lagras inom vissa geografiska områden eller om en del av verksamheten vill ha egna domäner och uppfattas som ett eget varumärke. Om ni väljer att skapa flera tenants, kanske för att det är det snabbaste sättet att komma igång, så kan ni naturligtvis flytta in till en global tenant senare eller fortsätta att leva med olika tenants men ni behöver i det senare fallet planera hur ni ska hantera användarens konton bl.a. för att säkerställa att inte era licenskostnader springer i väg.

Hur gör ni med funktionalitet och innehåll när ni ska flytta till Office 365 och SharePoint Online? Om ni har gjort anpassningar i er befintliga lösning så är olika typer av anpassningar kopplade till olika grader av komplexitet vid en migrering. Vissa typer av anspassningar går att migrera direkt till SharePoint Online och andra inte. För att göra en migreringsplan för funktionaliteten behöver ni utreda vilken typ av anpassningar som finns i er befintliga SharePointlösning.

  • Workflows: Vilken typ av workflows används. Är det workflows som följer med Out Of the Box (OOB)? Är de gjorda med hjälp av SharePoint Designer eller är det 3:e parts komponenter involverade?
  • Webparts: Vilka webparts är anpassade och till vilken grad?
  • Design: Har ändringar gjorts på designen av sidorna och i så fall I vilken utsträckning?

Det finns också skillnader mellan plattformarna SharePoint 2013 och SharePoint Online som ni behöver ta hänsyn till i er migreringsplan. Skillnaderna innebär att en standard funktion som ni använder i SharePoint idag kanske inte kommer att fungera i SharePoint Online även om funktionen inte är anpassad av er. Det finns bl.a. följande skillnader:

  • Remote BLOB storage, ett sätt att lagra stora filer, stöds inte i SharePoint Online
  • Anpassade site-definitioner kan inte användas i SharePoint Online
  • Full trust lösningar stöds inte i SharePoint Online (appar måste köras enligt SharePoints nya appmodell)
  • E-post listor och e-post bibliotek stöds inte i SharePoint Online

Om ni idag använder en eller flera av de standardfunktioner som saknar stöd i SharePoint Online behöver ni ta beslut om hur ni ska hantera dessa funktioner för att säkerställa att användarna kan utföra sin dagliga arbetsuppgift. Det finns några olika vägar att ta.

  • Byt ut funktionen mot liknande SharePoint Online funktioner
  • Anpassa och bygga en ny SharePoint-app som fungerar enlig SharePoints nya app-modell och på så sätt få exakt samma funktionalitet som tidigare
  • Ta bort funktionen helt, den kanske inte används och kostar för mycket att flytta över

Behöver ni ha hjälp med att utveckla funktioner för era affärsprocesser på Office 365 och SharePoint Online så kan ni vända er till oss. Här kan du läsa mer om våra Office 365 tjänster.

I er befintliga SharePointlösning finns även en hel del innehåll som används varje dag och behöver flyttas till SharePoint Online. För att ni ska få kontroll på innehållet och placera det på rätt plats i SharPoint Online behöver ni analysera:

  • Informationsstrukturen d.v.s. hur SharePoint är uppdelad och hur navigeringen fungerar
  • Vilken Meta-data som finns och hur den används
  • Vilka innehållstyper som är konfigurerade och vilka som ska flyttas
  • Informationssäkerhet och GDPR beroenden

Om ni har känslig information i SharePoint så behöver ni se över informationssäkerheten. Hur ser behörighetsnivåerna ut? Är den komplex? Stämmer den överens med er säkerhetspolicy? Behöver några förbättringar göras? Vill du få hjälp med att analysera hur bra er SharePoint stämmer överens med er säkerhetspolicy så hjälper vi er med en sårbarhetsanalys. Läs mer om sårbarhetsanlys för SharePoint här.

Slutligen så finns det funktion som heter MySites i SharePoint och om ni använder MySites så ska den ersättas av OneDrive for Business i Office 365. Det går inte att flytta innehåll i MySites utan att ha behörighet till varje enskild MySite och ni behöver planera hur ni ska hantera den frågan. En lösning kan vara att varje enskild individ ansvarar själv för att flytta innehållet till OneDrive t.ex.

Som ni förstår så finns det en hel del att tänka till runt innan ni flyttar över till Office 365 för att ni ska få en så smidig flytt som möjligt. Hoppas du har fått en bra bild av vad som behöver göras för att skapa en realistisk migreringplan som tar er från SharePoint OnPrem till SharePoint Online och Microsoft Office 365.

Vill du ha hjälp med er flytt till SharePoint Online och Office 365? Läs mer om vår tjänst för migrering till Office 365.