7 tips för dokumenthantering i företag och organisationer

Av: Håkan Östlund

samverkan och digitala dokumenthantering

Effektiv samverkan i projekt, i linjen och mellan företag gör att ni kan får bort flaskhalsar, tröga processer och förbättrar kundupplevelsen. Information och dokument är en stor del i era affärsprocesser och en genomtänkt hantering kan snabbt ge direkt affärsnytta genom att sänka kostnader och öka kundvärdet. Nu i GDPR tider ställs nya krav på hanteringen av personuppgifter och att ha kontroll på sina dokument kommer att vara en hygienfaktor för en positiv kundupplevelse i framtiden.

Ofta implementeras ett dokumenthanteringssystem för effektivare samverkan, men frågan som många företag ställer sig är vart resan börjar och vad som är bra att tänka på. Det är omöjligt att ge ett fullt nyanserat svar på den frågan med några rader men här kommer 7 tips på vägen som garanterat kommer att spara er både tid, pengar och energi.

1. Förankra  projektet och kommunicera

Få med ledning och experter på tåget från start, deras välsignelse krävs för att åstadkomma en smidig förändring. Tydliggör varför förändringen ska göras och var tydlig med målen. Kommunicera framsteg löpande. Ett system för dokumenthantering räcker inte långt, oavsett hur bra det är, om det inte används. Glöm inte utbildning! Engagerade personer gör att ni lyckas.

2. Kartlägg vilka kanaler ni använder

Kartlägg vilka kanaler ni använder där dokumenten gör entré i verksamheten. Utan att ha kontroll på ingångarna blir det svårt att välja ett system för dokumenthantering som verkligen kommer att effektivisera era processer. Hur ska ni hantera dokument som kommer in via e-post t.ex.? Hur hanterar ni traditionell post? Ska den kanalen finnas kvar?

3. Arbetar ni mobilt?

Kartlägg vilka mobila enheter som ska användas för dokumenthantering. Hur påverkar det valet av ert dokumenthanteringssystem? Hur fungerar det t.ex. att läsa en ritning på en mobiltelefon?

4. Tänk igenom vilka krav ni har på signering av dokument 

Har ni dokument som ska signeras av olika parter? Kan ni använda digital signering av dokument? Om ni kan använda digital signering, gå över till digitala signaturer. Om ni undviker den här frågan finns en stor risk att ni får två parallella processer. En digital hantering och en manuell hantering för samma dokument. Det är blir inte så effektivt och det skapar frustration bland användarna. Tanken är väl att vi ska frigöra tid?

5. Förenkla med meta-data, försvåra inte!

Med meta-data skapar ordning och reda och underlättar återanvändning av dokument. Det kan också kopplas till automatisering av era processer och är väl värt att investera i. Men skapa inte för komplexa strukturer, börja enkelt. Ha inte ambitionen att identifiera all tänkbar meta-data direkt, meta-data är ett område där ni kommer behöva ta in feedback, justera och uppdatera löpande tills meta-data strukturen blir stabil och det tar lite tid.

6. Designa informationssäkerhet

Hur ska ni klassificera era dokument? Ska externa grupper t.ex. partners, få åtkomst till era dokument? Vilka typer av dokument ska skyddas internt? Hur lever ni upp till kraven för hantering av personuppgifter som GDPR ställer?

7. Avgränsa och ta ett steg i taget 

Fokusera på att förbättra en process i taget men ta helhetsgreppet på den och jobba med "end to end" processer utan lösa trådar. Genom att dela upp hanteras komplexitet och risken med att köra fast, det kan innebära att ni ibland får backa och göra om vissa delar p.g.a. att ju längre ni kommer i processen så kan nya kunskaper och krav dyka upp, men vår erfarenhet är dock att det är bättre än att köra fast i för stor komplexitet.

Genom att ta vara på dessa 7 tips för dokumenthanteringsprojekt kommer ni att designa ett dokumenthanteringssystem som användarna gillar och som leder till effektivare samverkan i era affärsprocesser på ett säkert sätt.

Vi ni ha hjälp med dokumenthantering i Office 365 och SharePoint Online? Läs mer om våra implementationstjänster för Office 365.