7 CENTRALA PUSSELBITAR I EN FÖRSTUDIE

Av: Håkan Östlund

Förstudiens pusselbitar

Du har säkert många projektförslag till förbättring av er digitala arbetsplats som väntar på att utvärderas och du ska besluta vilka projekt du vill köra igång. Vissa projektförslag landar på ”att göra en annan gång” listan direkt, medans andra är mer intressanta att göra i närtid. De flesta företag måste dock prioritera även bland de mest intressanta projektförslagen och frågan blir – vilket projekt ger bäst effekt? Projekt som driver digital transformation och ska utveckla den digitala arbetplatsen kan initialt vara svåra att bedöma och för att ta reda på vilket projekt som kommer att ge bäst effekt behöver du skrapa på ytan och gräva dig djupare ner i projektförslagen för att förstå vilka effekter som kan uppnås och vilken insats som krävas för att nå det resultatet.

Balansgången

När du har valt ut några intressanta projektförslag gräver ni er djupare ner i förslagen genom att genomföra en förstudie som utvärderar de olika alternativen. Härigenom kan ni minska risken för att välja fel inriktning. Begreppet förstudie kan ibland förknippas med en lite gammalmodig och trög process. Alla vill komma igång så fort som möjligt och se resultat och "ska vi inte jobba agilt" kan vara argument mot att genomföra en förstudie. Men förstudien är inte en fast form som alltid ser ut på samma sätt. Den ska utformas så att den anpassas till era förutsättningar och bl.a. till målsättning, organisation och vilken fas ni befinner er i av ett projekt. Att utreda vissa frågor på djupet är ibland ett måste för att kunna välja alternativa vägar, oavsett om ni jobbar agilt eller inte. Det blir också allt mer vanligt att företag vill ha konkreta bevis på att ett projektförslag kommer att ge önskad effekt redan i ett tidigt skede, innan det görs investeringar i ett projekt. Det är ofta en utmaning att göra avvägningar och hitta balansen mellan att inte gå för djupt (investera för mycket pengar i ett tidigt skede) och samtidigt få fram tillräckligt med underlag för att kunna bedöma om projektet kommer att ge önskat resultat och planera projektet. Helst vill ni kunna återanvända arbetet som är nedlagt i förstudien direkt vid en projektstart utan att behöva lägga för mycket tid på överlämningar, planering och kompetensöverföring. När ni väl har bestämt er, vill ni få resultat snabbt.

Centrala pusselbitar

En förstudie kan utformas på flera olika sätt men det blir mer och mer viktigt att kunna påvisa resultat och ta beslut om nästa steg på kort tid. Med den pressen är det lätt gjort att ha lite för bråttom och missa att få med det större perspektivet och besvara frågan – varför ska projektet göras och hur mäter vi resultatet? Även om det är kort om tid så är det mycket värt att ha en diskussion om mål och strategi som en inledande del av förstudien.

Några centrala pusselbitar att ha med i en förstudie är:

  • Strategi. Hur ser förändringsbehovet ut, vilken är målgruppen, hur ser vision-, målbild och affärsnytta ut och vad kan vi göra för att ta oss dit. Är centrala personer med på tåget?
  • Nyckeltal. Vilka nyckeltal ska vi använda för att mäta resultat?
  • Proof Of Concept: Avgränsa en central funktion för projektet, diskutera behoven på en övergripande nivå, utveckla en prototyp, testa och verifiera i en mindre grupp. Blev resultatet som tänkt? Vad kan justeras? Prova igen.
  • Arkitektur/teknik. Vilka tekniska plattformar och applikationer krävs? Finns integrationsbehov? Vad behöver köpas in och vad finns redan idag?
  • Fokusera användaren. Hur gör vi det enkelt för användaren? Hur kan vi minska antalet applikationer för att utföra en arbetuppgift i stället för att öka antalet?
  • Vidareutveckla förslaget. Utifrån nya kunskaper och insikter…avgränsa och prioritera ett, skissa på en roadmap som visar vilka steg som ska leda till målbilden.
  • Planering. Ta fram detaljerad planering, kostnad och vilka kompetenser som krävs.

Resultatet från förstudien använder ni för att bygga vidare på i projektet och återanvänder på så sätt den investeringen så långt som möjligt. Jobba sedan vidare på ett agilt sätt för att utveckla lösningen steg för steg. Hur själva projektet läggs upp beror på flera faktorer bl.a. storlek på projektet, intressenter, projektmognad etc.

Insats

Begränsa den första fasen förstudien i tid och omfattning, risken är annars att ni går för djupt för tidigt. Sikta på att ha en första prototyp utvärderad och klar inom 2-3 veckor. Nyckeln till att lyckas med det ligger i att avgränsa förstudiens omfattning. Det krävs ofta att flera kompetensområden involveras, framförallt om man ska bygga en prototyp och kanske t.o.m. en Minimal Viable Product (MVP).

Med en förstudien för utveckling av den digitala arbetsplatsen får ni på kort tid ett resultat som hjälper dig att välja rätt inriktning.

Vill du ha hjälp med att genomföra förstudien? Läs mer om vår Proof Of Concept tjänst här